HCL Domino 기반의 디지털 워크플로우로 비즈니스를 원활하게 운영

당면 과제

비용 절감, 효율성 증대

전사적으로 BPM 기능을 제공하는 HCL Domino 애플리케이션을 통해 Pakistan State Oil은 종이 기반 프로세스를 효율적인 디지털 워크플로우로 교체한다는 목표를 달성했습니다.

“복잡한 프로젝트에서는 지연이 불가피합니다. 하지만 작업이 어디서 멈추는지 알 수 있다면 계속 진행되도록 조치를 취할 수 있습니다.” Balkhi는 설명했습니다. “서면상으로 비즈니스를 관리할 때는 병목 현상이 발생한 위치를 파악하기가 매우 어려웠습니다. 지금은 완전히 바뀌었습니다. 각 프로젝트가 어느 단계에 있는지, 얼마나 오래 지속되었는지 한 눈에 확인할 수 있어 문제를 훨씬 더 신속하게 해결할 수 있습니다.”

Pakistan State Oil은 많은 프로세스를 디지털화하고 자동화함으로써 부서와 사무실 간에 서류를 옮기는 필요성을 줄이고 운영 비용을 크게 줄이고 있습니다.

“우리는 매월 비즈니스로부터 약 5건의 프로세스 자동화 요청을 받고 있지만 HCL Notes와 Domino를 통해 해결할 수 없는 사용 사례는 거의 발생하지 않았습니다. 정말로 매우 강력한 플랫폼입니다.” Balkhi는 말했습니다. “현재 우리는 HCL Domino 애플리케이션을 통해 출장 승인, 직원 성과 평가, 연간 예산 요청 등의 프로세스를 진행하고 있습니다. HCL Domino의 사용 규모는 대단히 크지만 플랫폼은 매우 관리하기 쉬우며 환경을 개발 및 유지 관리하는 데 정규직 직원 한 명 정도만 필요해 운영 비용을 절감할 수 있습니다.”

향후 Pakistan State Oil은 직원들이 이동 중에도 더 많은 HCL Domino 애플리케이션에 액세스할 수 있는 HCL Domino 10의 향상된 모바일 기능을 활용하는 데 관심을 가지고 있습니다.

Balkhi는 “HCL Domino V10은 모바일 서비스 제공에 대한 접근 방식을 혁신할 수 있는 잠재력을 가지고 있으며, 우리는 개념 증명(proof-of-concept)을 마련하기 위해 HCL과 협력하고 있습니다.”라고 말을 맺었습니다. “우리는 Pakistan State Oil이 이 지역에서 이 정도 규모로 디지털 전환을 주도한 유일한 기업이라고 확신하고 있으며, 다른 플랫폼에서도 이러한 혁신을 이룰 수 있을지는 상상도 할 수 없었습니다. HCL Notes와 Domino는 모든 업무의 중심에 있으며, 계속해서 이 플랫폼을 기반으로 비즈니스 전반의 사용자에게 더 많은 가치를 제공할 수 있게 되어 매우 기쁩니다.”

디지털 전환을 목표로 

Pakistan State Oil은 3,600개의 소매점을 통해 전국의 기업과 소비자에게 석유 제품을 공급합니다. 많은 국영 기업과 마찬가지로 Pakistan State Oil은 중앙 집중식 워크플로우를 통해 사무실 공급 조달에서부터 새로운 비즈니스 계약을 위한 복잡한 법적 검토에 이르기까지 모든 것을 관리합니다.

Pakistan State Oil 정보 기술 책임자인 Syed Moinuddin Balkhi는 다음과 같이 설명합니다.

“비즈니스의 모든 부분을 일관되고 투명한 방식으로 실행하는 것이 매우 중요합니다. 과거에는 회사의 인사 부서에 휴가를 요청하거나 수백만 달러 규모의 건설 프로젝트 제안서를 결재할 때 사실상 모든 승인 워크플로우를 진행하는 데 종이 서류 기반의 절차에 의존해 왔습니다. 이러한 업무 방식은 업무에 소요되는 시간을 늘릴 뿐만 아니라 운영 비용도 크게 증가시켰습니다.

Pakistan State Oil은 업무의 효율성을 높이기 위해 승인 프로세스를 시작으로 디지털화를 진행하기로 결정했습니다.

Balkhi는 이어서 말했습니다.

“디지털 비즈니스 프로세스 관리[BPM]를 조직을 혁신할 수 있는 기회로 삼았습니다. 처음부터 모든 프론트 오피스 직원들과 백오피스 직원들이 쉽게 사용할 수 있는 유연하고 직관적인 솔루션을 원했습니다. 초기에는 엔터프라이즈급 ERP 솔루션을 구축하는 것을 고려했지만, 이러한 플랫폼의 자본 및 운영 비용은 주요 장벽이었고, 효과적인 대안을 모색했습니다.”

HCL Domino를 기반으로 비즈니스 추진 

Pakistan State Oil은 수년간 HCL Notes와 Domino를 사용하여 2,000명 이상의 직원에게 이메일 및 달력 기능을 제공해 왔습니다. 회사는 HCL platform에 대한 투자를 기반으로 하면 엔터프라이즈급 솔루션보다 훨씬 저렴한 비용으로 강력한 BPM 애플리케이션을 개발할 수 있다는 사실을 깨달았습니다.

Pakistan State Oil의 수석 IT 임원인 Ahmer Faraz는 다음과 같이 말했습니다.

“HCL Domino 플랫폼에서 BPM 애플리케이션을 개발해야 하는 가장 매력적인 이유 중 하나는 우리가 이미 필요한 모든 인프라를 이미 보유했다는 사실이었습니다. 우리는 수 년 동안HCL Notes를 사용해 왔기 때문에 직원들이 최소한의 교육만으로 BPM 애플리케이션을 시작할 수 있다고 확신했습니다.”

Balkhi는 덧붙여 말했습니다.

“HCL Notes와 Domino를 이메일 플랫폼으로 처음 선택했을 때 가장 큰 장점 중 하나는 높은 보안 수준이었으며, 이러한 측면은 여전히 HCL 솔루션의 핵심 강점 중 하나라고 생각합니다. 여러 해 동안 HCL과 함께한 긍정적인 경험을 바탕으로, 우리는 Domino 플랫폼에서 워크플로우를 구축하는 것에 대해 전혀 의구심을 가지지 않았습니다.

현재 Pakistan State Oil은 HCL Domino 애플리케이션을 사용하여 승인 워크플로우를 진행하고 있습니다. 직원이 HCL Notes 클라이언트를 통해 새 워크플로우 프로젝트를 열면 애플리케이션은 관련 의사 결정자에게 승인을 요청하는 메시지를 자동으로 표시합니다. 또한 의사 결정자는 자신의 동료들에게 승인을 위임할 수 있습니다. 이 솔루션은 최대 50명의 개별 승인자로 구성된 복잡한 검토 체인도 지원합니다.

“우리는 거의 모든 비즈니스 프로세스를 지원하는 HCL Domino 애플리케이션을 개발했습니다.”라고 Balkhi는 말했습니다. “연필 한 상자를 구매하는 것부터 수십억 달러의 계약 승인에 이르기까지 모든 업무가 이제 매우 체계적이고 자동화된 디지털 워크플로우를 통해 진행됩니다. 감사 과정에서 과거 데이터를 검색해야 하는 경우 데이터가 12년 이상 된 경우에도 HCL Domino 애플리케이션에서 검색할 수 있으므로 안심할 수 있습니다.”

Pakistan State Oil의 HCL Domino 애플리케이션은 다른 비즈니스 시스템과 긴밀하게 통합되어 있습니다. 예를 들어, 회사는 고객 대면 영업 팀이 모바일 장치를 통해 고객 할인에 대한 승인을 요청할 수 있도록 HCL Domino 기반 시스템을 만들었습니다. 본사에서 할인을 승인하면 HCL Domino 애플리케이션은 회사의 ERP 시스템에서 고객의 가격 데이터를 자동으로 업데이트합니다.

“지난 몇 년 동안 HCL Notes와 Domino를 사용해 왔지만 한 번도 실망한 적이 없습니다.” Faraz는 말했습니다. “단 한 시간도 계획되지 않은 가동 중단이나 데이터 손실을 경험한 적이 없으며, 솔루션의 신뢰성에 매우 만족하고 있습니다.”